Bonjour à toutes et à tous, et bienvenue dans cette session de formation dédiée à l’efficacité opérationnelle en officine. Je suis Arnaud, pharmacien d’officine et entrepreneur passionné, et aujourd’hui nous allons explorer un sujet crucial mais souvent sous-estimé : la gestion des fournisseurs.
Dans le quotidien de l’officine, cette gestion est omniprésente : relances de laboratoires, suivi des commandes, gestion des avoirs, coordination avec différents interlocuteurs… Autant de tâches qui peuvent absorber plus de 30 % de votre temps, au détriment de votre cœur de métier : le conseil et le soin aux patients.
L’objectif de cette formation est double :
- Comprendre les enjeux de la gestion fournisseurs et son impact sur la rentabilité et la performance de l’officine.
- Découvrir et mettre en pratique des solutions concrètes, comme l’outil Faks, qui centralise, automatise et sécurise les interactions avec vos partenaires, tout en facilitant le pilotage et le suivi.
Nous allons aborder :
- Les principales difficultés rencontrées dans la gestion fournisseurs et leurs conséquences économiques et organisationnelles.
- Les fonctionnalités clés d’un hub centralisé et intelligent, capable de réduire les erreurs, les délais et les pertes financières.
- Les bonnes pratiques pour intégrer ces outils dans vos processus officinaux et mobiliser vos équipes.
Au-delà de l’outil, cette formation invite à changer de posture : passer de la réactivité à un pilotage structuré, reprendre la main sur votre officine et créer un environnement où le temps, la sérénité et la rentabilité sont optimisés.
À l’issue de cette session, vous serez en mesure de transformer la gestion fournisseurs en levier stratégique, à la fois pour la performance de votre officine et pour l’efficacité de vos équipes.
🎯 1. Genèse de Faks : simplifier la jungle des fournisseurs
Gérer une pharmacie aujourd’hui, ce n’est pas seulement délivrer des traitements ou accompagner les patients. C’est aussi faire tourner une entreprise. Et comme toute entreprise, une officine repose sur un maillage complexe de relations commerciales. En moyenne, une pharmacie collabore avec une centaine de fournisseurs différents : laboratoires, répartiteurs, grossistes, groupements, plateformes d’achats, génériqueurs, prestataires de services…
Et avec chacun d’eux, ses propres outils, ses propres règles, ses propres interlocuteurs.
Résultat ? Un joyeux désordre :
- Des canaux de communication multiples : mail, téléphone, fax, courrier, messagerie instantanée…
- Des documents qui se baladent : fichiers Excel, factures scannées, notes manuscrites, captures d’écran…
- Des process souvent flous ou non formalisés : quand déclarer un litige ? À qui envoyer la réclamation ? Avec quel délai ?
Cette hétérogénéité génère une triple pression :
- Une charge mentale énorme pour les titulaires et leurs équipes,
- Des pertes financières liées à des erreurs ou à des oublis,
- Une inefficience globale qui freine la rentabilité et pénalise le pilotage.
C’est dans ce contexte – et face à cette complexité croissante – qu’est née Faks en 2020. Une jeune start-up qui s’est posée une question simple mais puissante : et si on pouvait tout centraliser au même endroit ?
Avec à sa tête Félix Pignard à la direction technique, et Simon Mahé à la stratégie marketing et client, Faks a voulu combler un vide. Un vide criant entre les CRM des laboratoires, souvent très performants, et les logiciels de gestion officinale, focalisés sur la délivrance, les stocks et la facturation.
Faks, c’est donc cette courroie de transmission numérique qui manquait. Un pont entre les deux univers. Une interface unique où transitent tous les échanges commerciaux entre l’officine et ses fournisseurs.
Et ce changement est radical : ce que l’on faisait à la main, de façon artisanale, devient structuré, traçable, automatisé. Ce n’est plus à l’équipe officinale de courir après l’information, c’est la plateforme qui l’organise, l’alerte, la relance.
C’est une rupture, oui. Mais une rupture douce, naturelle, presque logique. Et surtout, une réponse concrète à un problème que nous connaissons tous.
🛠️ 2. Service après-vente : la fin des réclamations oubliées
S’il y a bien un domaine où les pharmaciens jettent l’éponge, c’est la gestion des litiges. Et qui peut leur en vouloir ?
Un produit non livré, une erreur de quantité, un emballage endommagé, une DLUO trop courte… Et nous voilà partis pour une suite d’actions souvent décourageantes :
- Prendre une photo,
- Chercher la bonne facture,
- Appeler le bon contact (quand on le trouve),
- Remplir un mail, parfois sans modèle,
- Attendre un retour qui n’arrive pas toujours,
- Relancer… ou pas.
Au final, de nombreux titulaires abandonnent la procédure en cours de route. Trop chronophage, trop floue, trop énergivore. Et ce sont autant de compensations non récupérées, donc de pertes sèches.
C’est précisément là que Faks fait une énorme différence. En un seul outil, tout est prévu pour fluidifier, guider et finaliser chaque démarche.
Concrètement, en cas de problème :
- Vous photographiez la livraison ou la facture directement depuis l’interface,
- Vous remplissez un formulaire clair, qui structure la réclamation,
- L’outil envoie automatiquement les éléments à l’interlocuteur approprié du laboratoire concerné.
Et surtout, tout est tracé, daté, archivé. Vous pouvez suivre en temps réel l’état de votre demande, relancer si besoin, ou simplement attendre le retour.
Ce qui change ? La réclamation devient une procédure maîtrisée, et non plus un casse-tête laissé au bon vouloir ou à l’énergie du jour.
C’est aussi une vraie valorisation du travail des équipes officinales. Là où l’assistante ou le préparateur passait 30 minutes à bricoler une réclamation approximative, il ou elle peut désormais la faire en 5 minutes, proprement, efficacement, avec un vrai suivi.
Moins de temps perdu, plus de rigueur, plus de résultats. C’est aussi simple que ça.
Et cette simplicité, elle a un impact direct sur la rentabilité de l’officine. Car chaque réclamation menée à terme, chaque retour bien géré, c’est de l’argent récupéré, des marges préservées, de la trésorerie sécurisée.
💼 3. Opérations commerciales : une nouvelle rigueur dans la gestion
Si vous êtes titulaire, vous connaissez parfaitement ce scénario : un laboratoire lance une opération promotionnelle sur une gamme de produits. En bon professionnel, vous mettez ces produits en avant, vous appliquez la remise au comptoir… et vous avancez donc, de votre trésorerie, une somme que vous espérez récupérer en fin de mois.
Mais entre l’intention et le remboursement, il y a un monde :
- Il faut rassembler les justificatifs : photo du produit en tête de gondole, facture de mise en stock, ticket de caisse si exigé…
- Il faut respecter des délais précis, parfois très courts.
- Il faut identifier les bons contacts chez le fournisseur.
- Et surtout, il faut ne rien oublier, sous peine de perdre tout ou partie de la compensation.
Ce que Faks change, c’est que vous n’avez plus besoin d’improviser. La plateforme vous guide à chaque étape.
Pour chaque opération commerciale, vous recevez :
- Une fiche technique détaillée : les produits concernés, le montant de la remise, les documents à fournir, les modalités de preuve (photos, scan de ticket…), les échéances à respecter, et les contacts utiles chez le laboratoire.
- Des rappels automatiques via e-mail ou notifications, pour ne rien oublier : « Il vous reste 3 jours pour envoyer vos photos », « Votre facture n’a pas encore été déposée », etc.
Résultat : vous passez d’un système informel, souvent bancal, à un pilotage structuré et rigoureux de vos actions commerciales.
Et ce n’est pas tout. Grâce à cette traçabilité, Faks permet également d’analyser les performances de ces opérations :
- Quelle est leur rentabilité réelle ?
- Quelles marques ou laboratoires tiennent leurs engagements ?
- Où se situe le meilleur retour sur investissement en temps et en argent ?
Autrement dit, Faks ne se contente pas de vous faire gagner du temps. Il vous offre une lecture stratégique de vos relations commerciales.
C’est un changement profond dans la manière de concevoir le rôle du pharmacien entrepreneur. On ne subit plus les opérations commerciales des laboratoires, on les pilote.
📈 4. Des bénéfices concrets pour les titulaires
Revenons un instant sur ce chiffre frappant : plus de 30 % du temps d’un pharmacien est encore consacré à la gestion administrative et aux relations fournisseurs. Un tiers de notre semaine de travail ! Et tout ça, bien souvent, au détriment du cœur de notre métier : le conseil, l’accompagnement, l’innovation santé.
C’est là que Faks prend tout son sens. En s’attaquant aux tâches chronophages, en fluidifiant les échanges, en automatisant les relances, la plateforme permet aux titulaires de reprendre la main sur leur agenda et leur énergie.
Voici trois bénéfices immédiats que constatent les utilisateurs de Faks :
1. Un gain de temps précieux
Fini les relances manuelles, les recherches interminables dans la boîte mail, les tableaux Excel à rallonge. Tout est centralisé, clair, structuré. Résultat : des heures gagnées chaque semaine, qui peuvent être réinvesties sur la vente, l’animation de l’équipe ou le développement de nouveaux services.
2. Une charge mentale réduite
Lorsque tout est flou, urgent, dispersé, notre cerveau surchauffe. Faks remet de la lisibilité, de l’ordre et surtout de la confiance. On sait que l’information est là, au bon endroit. Les rappels sont automatiques. Les actions sont suivies. On peut lâcher prise sans risquer de perdre le fil.
3. Une rentabilité renforcée
Mieux gérer les réclamations, c’est récupérer plus d’avoirs. Mieux suivre les opérations commerciales, c’est maximiser les remboursements. Automatiser les tâches, c’est diminuer les erreurs. Chaque fonctionnalité de Faks a un impact économique mesurable.
Ce n’est donc pas un simple « outil d’organisation », c’est un véritable levier de performance officinale.
Et les chiffres parlent d’eux-mêmes :
- 17 000 officines équipées,
- 700 laboratoires connectés,
- 130 groupements partenaires.
Une telle adoption dans un univers aussi prudent que celui de l’officine ne peut pas être le fruit du hasard. C’est la marque d’un outil qui répond à une douleur réelle, avec une solution simple, efficace et moderne.
🤖 5. L’intelligence artificielle au service des officines
La version actuelle de Faks a déjà prouvé son efficacité : centralisation, simplification, automatisation des tâches répétitives. Mais la start-up ne compte pas s’arrêter là. Forte d’une levée de fonds significative, elle prépare le lancement d’une nouvelle version enrichie par l’intelligence artificielle (IA), attendue dans les prochains mois.
Et là, on passe à une autre dimension.
Si la première révolution a été celle de la centralisation, la seconde sera celle de l’automatisation intelligente.
Que va permettre cette IA intégrée ?
🔍 1. Extraction automatique d’informations clés
Plus besoin d’aller vérifier manuellement dans votre extranet, votre banque en ligne ou vos relevés si une compensation a été versée par tel laboratoire. L’algorithme de Faks ira chercher lui-même l’information, en temps réel, à la source, et la fera remonter dans votre tableau de bord. Vous saurez :
- Si le remboursement a été fait,
- À quelle date,
- Pour quel montant,
- Et pour quelle opération.
Un gain de temps considérable, mais surtout une fiabilité accrue, là où l’erreur humaine est fréquente.
📊 2. Analyse de rentabilité personnalisée
Autre évolution majeure : la capacité de Faks à estimer la rentabilité des opérations commerciales… en fonction des caractéristiques de VOTRE officine.
Grâce à l’IA, la plateforme pourra prendre en compte :
- Le volume de vos ventes,
- La taille de votre équipe,
- Votre typologie de clientèle,
- Votre historique de participation aux opérations…
Et ainsi vous suggérer — ou vous alerter — sur les actions qui valent vraiment le coup, et celles qui risquent de vous faire perdre du temps ou de l’argent.
C’est une approche prédictive et sur-mesure, digne des plus grands outils d’aide à la décision en entreprise, mais appliquée à la réalité quotidienne d’une officine.
Une avancée technologique… mais intuitive
Ce qui est intéressant, c’est que cette montée en puissance technologique ne complexifie pas l’interface. Au contraire, tout est pensé pour que l’outil reste accessible, visuel, et facile à prendre en main. Pas besoin d’être ingénieur ou data analyst.
L’intelligence artificielle est ici au service du bon sens officinal :
- Elle s’adapte à votre réalité terrain,
- Elle anticipe vos besoins,
- Elle vous libère du superflu pour vous recentrer sur l’essentiel.
En somme, Faks ne sera plus un simple outil, mais un véritable copilote digital qui vous accompagne au quotidien, vous conseille, vous alerte, et vous fait gagner en réactivité comme en sérénité.
💡 6. Un modèle économique flexible
Parlons maintenant de l’un des aspects les plus stratégiques pour les titulaires : le coût.
La bonne nouvelle, c’est que dans la majorité des cas, l’abonnement à Faks n’est pas à la charge directe du pharmacien. Il est souvent pris en charge par un groupement ou par les laboratoires partenaires, qui l’intègrent dans leurs offres de service.
Cela signifie que :
- Si vous êtes affilié à un groupement proactif, il y a de fortes chances que vous puissiez bénéficier de Faks sans frais directs.
- Si vous travaillez avec certains laboratoires engagés dans la digitalisation de la relation officinale, ils peuvent eux-mêmes inclure l’accès à Faks dans leurs programmes de fidélisation ou d’accompagnement.
Le tarif de base tourne autour de 250 € par mois, en fonction du volume de pharmacies couvertes et des fonctionnalités activées. Mais encore une fois, ce coût est souvent mutualisé ou absorbé dans des forfaits plus larges.
Une version premium à venir
Pour les titulaires qui souhaitent aller plus loin — plus d’autonomie, plus de personnalisation, plus de données — une version premium en abonnement direct est en cours de développement. Elle permettra d’accéder à des modules avancés, notamment ceux boostés par l’IA, tout en conservant une approche tarifaire raisonnable et évolutive.
C’est un modèle économique intelligent, qui suit une logique de :
- progressivité : chacun peut commencer par une version de base et monter en puissance ensuite ;
- accessibilité : les coûts restent maîtrisés ;
- intégration : Faks devient une brique dans l’écosystème des groupements, sans surcharger le pharmacien.
En clair, ce n’est pas un énième logiciel à acheter. C’est une plateforme de service, pensée comme un investissement, qui génère rapidement un retour mesurable en temps, en efficacité et en rentabilité.
Conclusion
Dans cette formation, nous avons exploré comment la gestion des fournisseurs, souvent perçue comme une tâche chronophage et répétitive, peut devenir un levier stratégique pour votre officine.
L’exemple de la plateforme Faks illustre un changement plus profond que l’adoption d’un simple outil : il s’agit d’une évolution culturelle. Passer du mode réactif au mode proactif, centraliser et tracer les interactions, automatiser les relances et sécuriser les flux, c’est libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel : le conseil patient, le management de l’équipe et le développement de nouvelles missions.
Cette transformation impacte votre posture de dirigeant :
- Piloter votre officine avec plus de clarté et de rigueur,
- Valoriser votre énergie et votre temps,
- Exploiter les données fournisseurs pour prendre des décisions stratégiques,
- Déléguer intelligemment les tâches répétitives sans perdre le contrôle.
L’objectif n’est pas de remplacer l’humain, mais de renforcer votre efficacité, pour que chaque action administrative contribue à la performance globale de l’officine.
Expérimentez, analysez et intégrez les solutions digitales adaptées à votre environnement. Posez-vous cette question : “Quels processus puis-je optimiser pour libérer du temps et augmenter l’impact de mon officine ?”
En conclusion, adopter une gestion fournisseurs digitalisée, intelligente et structurée, c’est investir dans votre tranquillité, votre rentabilité et la qualité de votre accompagnement patient. C’est transformer une contrainte invisible en véritable levier de croissance et de performance.